Koppelingen voor vastgoedbeheer en verhuur

Bij een makelaarskantoor komt een pand binnen, wordt het verkocht, en is het weg. In vastgoedbeheer blijft een object jaren: er zit een huurder in met een contract, er gaat elke maand geld heen en weer, er is onderhoud, er zijn indexeringen, mutaties en een eigenaar die wil weten hoe zijn portefeuille draait.

Daardoor zijn het andere systemen, andere koppelingen en andere problemen — ook al gaat het over hetzelfde vastgoed.

Wat er in beheer gekoppeld moet worden

• Boekhouding. Huurfacturen, betalingen, afrekening servicekosten. Dit is de belangrijkste koppeling in beheer en de plek waar het meeste handwerk zit als hij er niet is. Zie huuradministratie koppelen aan je boekhouding.
• Bank. Binnenkomende betalingen matchen aan de juiste huurder en periode. Zolang dat handmatig gaat, is je debiteurenoverzicht altijd een paar dagen oud.
• Onderhoud. Meldingen van huurders naar de juiste partij, en de kosten weer terug de administratie in.
• Eigenaren en beleggers. Rapportage die eruit moet, periodiek, in een vorm die zij begrijpen. Vaak nog steeds handmatig samengesteld.
• Verhuur naar beheer. Een getekend contract moet een lopende huurrelatie worden zonder dat iemand alles overtikt.

Waar het meestal misgaat

Meestal niet in één systeem, maar tussen de systemen. In beheer draaien vrijwel altijd meerdere pakketten naast elkaar — een beheerpakket, een boekhoudpakket, iets voor onderhoud, en spreadsheets voor wat er niet in past.

Wat je dan ziet:

• Dezelfde gegevens op drie plekken, zonder afspraak welke leidend is zodra ze afwijken.
• De maandafsluiting kost dagen omdat cijfers uit meerdere systemen met de hand op elkaar gelegd worden.
• Cruciale berekeningen leven in spreadsheets buiten de systemen om — zonder controle en zonder historie.
• De eigenaar vraagt iets wat op zichzelf simpel is, en het antwoord kost een halve dag.

De systemen in deze markt

Nederlandse beheersystemen die je tegenkomt: Bloxs (portefeuilles, accounting en rapportage), Omniboxx (beleggers en commerciële beheerders) en Realite (verhuur en beheer).

Aan de boekhoudkant kom je dezelfde pakketten tegen als in elke andere sector: Exact Online, Twinfield, AFAS, Yuki, Snelstart.

Als je hier hulp bij nodig hebt

Ik bouw de koppelingen daartussen, en de interne tools die die losse spreadsheets vervangen.

Werk je aan de makelaardijkant, dan is vastgoedkoppelingen de juiste ingang.