Bloxs koppelen als de boekhouding al in het platform zit

De meeste beheervragen gaan over het aansluiten van een beheerpakket op een boekhoudpakket. Bij Bloxs zitten accounting, beheer en rapportage in één platform, dus die koppeling is er al. De vragen die overblijven: wat staat er nog buiten het platform, en wat moet eruit naar anderen.

Wat er meestal nog buiten staat

Een geïntegreerd platform dekt de kern, maar zelden alles wat een organisatie draait.

• Bank. Betalingen die gematcht moeten worden aan de juiste huurder en periode.
• Onderhoud en inspecties. Meldingen, opdrachten en facturen van externe partijen die in de administratie moeten landen.
• Objecten en documenten uit oudere systemen. Bij overname van een portefeuille komen die zelden in de vorm die het platform wil.
• Spreadsheets. Bij vrijwel elke beheerorganisatie zit er nog een berekening naast het systeem — een verdeelsleutel, een rekenmodel, een prognose — die niemand in het pakket krijgt.

Wat eruit moet

Beleggers, eigenaren en financiers willen periodiek cijfers, en zelden in de vorm die het systeem standaard oplevert. Elke partij wil een eigen indeling, eigen periodes en een eigen definitie van kengetallen.

In de praktijk worden er dan standaardrapportages geëxporteerd en met de hand omgebouwd. Dat werk komt elk kwartaal terug en er sluipen knip-en-plakfouten in.

Dat is goed te automatiseren: gegevens ophalen, de omrekening vastleggen, en het resultaat afleveren in de vorm die de ontvanger wil.

Over gecertificeerde koppelpartners

Bloxs heeft, zoals meer platformen, een lijst met gecertificeerde koppelingen. Staat het systeem dat jij draait daarop, gebruik die dan — een onderhouden standaardkoppeling is bijna altijd beter dan een zelfgebouwde.

Zo'n lijst dekt de veelvoorkomende combinaties. Draai je iets specifieks, of wil je een deel van de gegevens anders dan de standaardkoppeling doet, dan valt je geval erbuiten en moet er alsnog iets gebouwd worden.

Als je hier hulp bij nodig hebt

Ik bouw de aansluitingen die niet op de standaardlijst staan, en de rapportagelaag die de handmatige exports vervangt.

Zie ook: vastgoedbeheer en huuradministratie koppelen aan je boekhouding.