Bedrijfsprocessen automatiseren: welk proces eerst, en welke je laat staan

Irritatie en kosten lopen niet gelijk op. Een taak van tien minuten per dag kost ongeveer veertig uur per jaar. Een terugkerende klus van twee uur per week kost er honderd, maar valt minder op omdat niemand zich eraan ergert.

Waar je op selecteert

Vier vragen, in deze volgorde:

1. Hoe vaak gebeurt het? Een dagelijkse taak levert meer op dan een maandelijkse, ook als de tijdwinst per keer klein is.
2. Hoeveel varianten zijn er? Een taak die elke keer hetzelfde gaat, is goedkoop te automatiseren. Een taak met vijftien uitzonderingen is dat niet — daar zit het werk in de uitzonderingen, niet in het gewone geval.
3. Wat kost een fout? Overtikken in een factuurregel of een voorraadaantal is anders dan overtikken in een interne notitie. Waar fouten geld of vertrouwen kosten, is automatiseren meer waard dan de bespaarde uren suggereren.
4. Hangt het aan één persoon? Een proces dat maar één iemand echt begrijpt, is een risico dat losstaat van de uren. Dat is vaak de sterkste reden om te beginnen.

Wat er aantrekkelijk uitziet en niets oplevert

• Alles wat je één keer per jaar doet. Ook als het twee dagen kost. Je bouwt langer dan het je oplevert, en tegen de volgende keer is er iets veranderd.
• Processen die nog gaan wijzigen. Automatiseren legt je huidige manier van werken vast. Sta je op het punt je werkwijze te veranderen, doe dat dan eerst.
• Werk waar het oordeel de kern is. Je kunt de voorbereiding automatiseren en de gegevens klaarzetten, maar de beslissing zelf niet.
• Werk zonder vaste werkwijze. Gaat het elke keer net anders en staat er niets op papier, dan is er nog niets om te automatiseren. Eerst de werkwijze vastleggen is dan de eigenlijke klus.

Wat automatiseren in de praktijk betekent

Zelden dat er een mens verdwijnt. Meestal dat er drie dingen veranderen:

• Gegevens hoeven niet meer overgetikt te worden tussen systemen die elkaar niet kennen.
• Iets start vanzelf in plaats van omdat iemand eraan denkt. De meeste vertraging in bedrijven zit niet in de handeling maar in de wachttijd ervoor.
• Er is zicht op wat er gebeurt. Wat loopt er nu, wat is blijven hangen, wat ging er mis. Dit onderdeel wordt zelden gevraagd en levert vaak het meeste op.

Er blijft een mens in de keten op de plek waar het oordeel telt: goedkeuren, uitzonderingen afhandelen, beslissen bij twijfel. Zonder zo'n controlemoment gaan fouten ongemerkt door.

Waar het stukloopt

Bijna nooit op techniek.

• Het proces is nooit vastgelegd. Collega's blijken het elk nét anders te doen, en dat komt pas tijdens het bouwen naar boven. Het is de meest voorkomende vertraging.
• De uitzonderingen komen laat. Vraag er vooraf expliciet naar, per stap: welke gevallen wijken af, en wat moet er dan gebeuren.
• Er is geen eigenaar na oplevering. De gekoppelde systemen veranderen door, en iemand moet dat opvangen. Is dat niet geregeld, dan valt de automatisering stil en sluipt het handwerk terug.

Als je hier hulp bij nodig hebt

Ik bouw deze automatisering, meestal in Laravel, meestal rond systemen die je al gebruikt. Ik zeg het ook als een proces beter met rust gelaten kan worden.

Zie ook: API koppeling voor het deel waar twee systemen met elkaar moeten praten.