Maatwerk software, of gewoon een pakket kopen?

Voor bijna alles bestaat al software: boekhouden, voorraad, planning, CRM, urenregistratie. Een pakket is vrijwel altijd goedkoper dan iets dat speciaal voor jou gebouwd wordt. Zoek je één ding dat een pakket ook kan, koop dan het pakket.

Wanneer maatwerk wel de juiste keuze is

• Je werkt bewust anders dan de rest van je branche. Dat verschil is waarom klanten voor jou kiezen, en een standaardpakket dwingt je terug naar de standaardmanier.
• Het probleem zit tussen je systemen in. Elk systeem werkt op zich prima, maar ertussen wordt overgetikt, geëxporteerd en met bestandjes geschoven om alles kloppend te houden.
• De planning of prijsberekening draait al jaren in Excel, is steeds verder uitgebouwd, en zit vol regels die nergens anders vastliggen.
• Je hebt vier tools die elk een stukje doen, en niemand ziet het geheel. Overzicht krijgen betekent exporteren en knippen-plakken.
• Het pakket kan het wel, maar je betaalt per gebruiker en je moet er twintig mensen op zetten. Dan klapt de rekensom om.

Wanneer je beter een pakket koopt

• Je zoekt één ding dat een pakket ook doet.
• Het pakket "voelt niet lekker". Dat is meestal inrichting of gewenning, geen softwareprobleem.
• Er is nog geen vaste manier van werken. Dan valt er niets te bouwen; eerst het proces vastleggen is de eigenlijke klus.
• Het moet binnen zes weken staan en het raakt je facturatie. Dat is te snel voor iets waar geen fouten in mogen zitten.

Wat de prijs bepaalt

Niet het aantal schermen, maar:

• Hoeveel systemen er gekoppeld moeten worden, en hoe goed hun API's zijn. Bijna altijd de zwaarste post, en bijna altijd degene die in offertes ontbreekt.
• Hoeveel uitzonderingen je proces kent. Uitzonderingen zijn niet erg, maar ze moeten vooraf op tafel. Elke uitzondering die pas tijdens het bouwen opduikt, betekent aanpassen wat er al staat.
• Wat er met de bestaande gegevens moet gebeuren. Alles wat nu in spreadsheets en oude systemen zit, moet mee, en dat is altijd meer werk dan begroot.
• Of er na oplevering iemand naar omkijkt. Software die aan andere systemen hangt, is nooit af, want die andere systemen blijven veranderen.

Waar maatwerktrajecten stuklopen

Zelden op techniek. Meestal hierop:

1. Niemand heeft het mandaat om te beslissen. Elke keuze wordt een overleg, en het traject loopt ronde na ronde vertraging op.
2. Te groot begonnen. Alles in één keer willen vervangen. Beter: één pijnlijk stuk eruit halen, werkend krijgen, en van daaruit verder.
3. Opgeleverd en losgelaten. De systemen eromheen veranderen door, niemand vangt dat op, en het team gaat er handmatig omheen werken.

Als je hier hulp bij nodig hebt

Ik bouw dit soort systemen, meestal in Laravel, meestal rond een proces dat al bestaat. Ik zeg het ook als je geen maatwerk nodig hebt.